Q: Welche Ziele und welchen zeitlichen Rahmen hat die Einführung?

Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 wurde die Einführung der E-Rechnung in Deutschland offiziell auf den Weg gebracht. Seitdem wird die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich schrittweise zum neuen Standard für Unternehmen. Ziel der E-Rechnungspflicht ist es, Rechnungsprozesse effizienter zu gestalten, die Buchhaltung zu automatisieren und manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren. Unternehmen sollen dadurch Rechnungen schneller, strukturierter und digital verarbeiten können. Gleichzeitig unterstützt die E-Rechnung die Digitalisierung von Finanz- und Verwaltungsprozessen und schafft die Grundlage für eine moderne, standardisierte Rechnungsstellung. Auch auf europäischer Ebene wird die Entwicklung weiter vorangetrieben: Mit der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) plant die EU ein elektronisches Meldesystem für Umsatzsteuerdaten. Ursprünglich war die Umsetzung bis 2028 vorgesehen. Inzwischen wird jedoch auch über eine spätere Einführung ab 2030 oder 2032 diskutiert. Für Deutschland ist ein nationales Meldesystem derzeit erst dann geplant, wenn die europäische Lösung beschlossen und umgesetzt ist. Für Unternehmen bedeutet das: Die Einführung der E-Rechnung ist Teil einer langfristigen Entwicklung hin zu digitalen, standardisierten und effizienteren Rechnungsprozessen in Deutschland und der EU.

Q: Welche Formate sind für E-Rechnungen relevant?

Für die elektronische Rechnungsstellung sind im Jahr 2026 vor allem die Formate XRechnung, ZUGFeRD und in bestimmten Fällen EDI-Formate relevant. Entscheidend ist dabei, dass das jeweilige Rechnungsformat die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllt oder zumindest interoperabel verarbeitet werden kann. <ul> <li>XRechnung ist ein reines XML-Format. Dieses ist für Maschinen direkt lesbar, als menschlicher Empfänger oder Empfängerin einer solchen Rechnung brauchen Sie jedoch eine spezielle Software, um das Format lesen zu können.</li> <li>ZUGFeRD-Format ab 2.0.1 ist ein Hybridformat. Das bedeutet: Dieses ist sowohl für Maschinen als auch menschliche Empfängerinnen und Empfänger direkt lesbar. Das wird erreicht, indem sowohl ein XML-Format als auch ein PDF mit herkömmlich lesbarem Text enthalten ist. Eine deutsch-französische Variante eines solchen Hybridformats ist außerdem Factur-X.</li> <li>EDI steht für Electronic Data Interchange und ist ein durch bestimmte Standards geprägtes Format der elektronischen Rechnungsübermittlung. In Zukunft müssen E-Rechnungen die EU-Norm EN 16931 erfüllen, die aktuell noch nicht alle EDI-Rechnungen abdecken. Voraussichtlich werden hier Anpassungen erfolgen. Zu den am meisten verbreiteten Formatstandards von EDI-Rechnungen gehört zum Beispiel EDIFACT. Mit UBL gibt es aber auch EDI-Formatstandards, die eine XML-Struktur verwenden.</li> </ul>

Q: Wer muss E-Rechnungen empfangen und wer muss sie ausstellen?

Seit 2025 gilt die Empfangspflicht für E-Rechnungen für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich — also auch für Freiberufler und Kleinunternehmer. Wer geschäftliche Rechnungen erhält, muss technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dafür sind passende Systeme und interne Prozesse erforderlich. Bei der Ausstellung von Rechnungen gibt es 2026 noch Übergangsregelungen: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch sonstige elektronische Rechnungen, zum Beispiel als PDF, bleiben möglich, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Die Pflicht zur vollständigen elektronischen Rechnungsstellung wird erst schrittweise eingeführt. Für den öffentlichen Bereich gelten schon länger besondere Vorgaben. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die elektronische Rechnungsstellung bereits seit Jahren verbindlich.

Q: Wie bewahre ich E-Rechnungen richtig auf?

Die Archivierung muss nach § 14b Absatz 1 UStG auch bei E-Rechnungen acht Jahre lang gewährleistet sein. Dabei müssen diese im elektronischen Ursprungsformat erhalten bleiben. Sie dürfen also nicht etwa Screenshots oder PDFs der E-Rechnungen erstellen und diese statt der Originale archivieren.

Q: In welchem Format werden E-Rechnungen zur Verfügung gestellt?

Für Vertragsabrechnungen kommt grundsätzlich das hybride ZUGFeRD-Format zur Anwendung, das den gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung gerecht wird. Diese Rechnung besteht aus einer menschenlesbaren PDF und einer maschinenlesbaren XML-Datei, die dem PDF beigefügt wird.

Q: Bekommen Privatkunden auch eine E-Rechnung?

Sofern ein Privatkunde sich bereits für einen der digitalen Zustellwege entschieden hat (Versandart &quot;elektronischer Auszug&quot; am Konto), wird dem Privatkunden in Zukunft ein neu gestalteter Abrechnungsbeleg zugestellt, der mit dem Format der E-Rechnung identisch ist. Diese Rechnung besteht aus einer menschenlesbaren PDF und einer maschinenlesbaren XML-Datei, die dem PDF beigefügt wird, das so genannte hybride ZUGFeRD- Format.

Q: Was passiert, wenn ein Firmenkunde sich bis zum Jahresende für keinen der drei Zustellwege (ePostfach, FinTS, EBICS) freischaltet?

Die E-Rechnung wird unabhängig von der Freischaltung des Firmenkunden in jedem Fall im E- Postfach bereitgestellt und aufbewahrt. Sobald der Kunde freigeschaltet ist, kann er ohne weitere Aktivität auf seine gesammelten Belege zurückgreifen.

Q: Können Kontoauszüge per SB/Postversand versendet werden, auch wenn der Kunde E- Rechnungen über das ePostfach erhält?

Ist möglich, da sich die gesetzliche Verpflichtung nur auf die Kontoabrechnung (E-Rechnung) bezieht. Dennoch empfehlen wir Ihnen auch zukünfitg die Kontoauszüge in elektronischer Form abzurufen.

Q: Zusätzliche Kosten?

Für diesen Service entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten.

Question 1

Welche Ziele und welchen zeitlichen Rahmen hat die Einf&#xFC;hrung?

Accepted Answer

&#x3C;p&#x3E;Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. M&#xE4;rz 2024 wurde die Einf&#xFC;hrung der E-Rechnung in Deutschland offiziell auf den Weg gebracht. Seitdem wird die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich schrittweise zum neuen Standard f&#xFC;r Unternehmen.&#x3C;/p&#x3E;
&#x3C;p&#x3E;Ziel der E-Rechnungspflicht ist es, Rechnungsprozesse effizienter zu gestalten, die Buchhaltung zu automatisieren und manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren. Unternehmen sollen dadurch Rechnungen schneller, strukturierter und digital verarbeiten k&#xF6;nnen. Gleichzeitig unterst&#xFC;tzt die E-Rechnung die Digitalisierung von Finanz- und Verwaltungsprozessen und schafft die Grundlage f&#xFC;r eine moderne, standardisierte Rechnungsstellung.&#x3C;/p&#x3E;
&#x3C;p&#x3E;Auch auf europ&#xE4;ischer Ebene wird die Entwicklung weiter vorangetrieben: Mit der ViDA-Initiative (&#x3C;em&#x3E;VAT in the Digital Age&#x3C;/em&#x3E;) plant die EU ein elektronisches Meldesystem f&#xFC;r Umsatzsteuerdaten. Urspr&#xFC;nglich war die Umsetzung bis 2028 vorgesehen. Inzwischen wird jedoch auch &#xFC;ber eine sp&#xE4;tere Einf&#xFC;hrung ab 2030 oder 2032 diskutiert. F&#xFC;r Deutschland ist ein nationales Meldesystem derzeit erst dann geplant, wenn die europ&#xE4;ische L&#xF6;sung beschlossen und umgesetzt ist.&#x3C;/p&#x3E;
&#x3C;p&#x3E;F&#xFC;r Unternehmen bedeutet das: Die Einf&#xFC;hrung der E-Rechnung ist Teil einer langfristigen Entwicklung hin zu digitalen, standardisierten und effizienteren Rechnungsprozessen in Deutschland und der EU.&#x3C;/p&#x3E;

Question 2

Was ist eine E-Rechnung?

Accepted Answer

&#x3C;p&#x3E;Eine E-Rechnung ist seit 2025 eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, &#xFC;bermittelt und empfangen wird. Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten maschinenlesbar sind und dadurch automatisch elektronisch verarbeitet werden k&#xF6;nnen. Nur wenn diese technischen Anforderungen erf&#xFC;llt sind, gilt ein Dokument rechtlich als E-Rechnung.&#x3C;/p&#x3E;
&#x3C;p&#x3E;F&#xFC;r Unternehmen bedeutet das: Rechnungen m&#xFC;ssen so erstellt und verarbeitet werden, dass die enthaltenen Daten digital ausgelesen und in Buchhaltungs- oder ERP-Systemen weiterverarbeitet werden k&#xF6;nnen. Die E-Rechnung ist damit ein wichtiger Baustein f&#xFC;r digitale Rechnungsprozesse, automatisierte Buchhaltung und effiziente Unternehmensabl&#xE4;ufe.&#x3C;/p&#x3E;
&#x3C;p&#x3E;Wichtig ist die Abgrenzung zu anderen elektronischen Formaten: Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt seit 2025 nicht als E-Rechnung, sondern nur als sonstige elektronische Rechnung. Das gilt auch f&#xFC;r Dateiformate wie .tif, .jpeg oder .docx. Diese Formate sind zwar digital, enthalten aber in der Regel keine strukturierten, maschinenlesbaren Rechnungsdaten. F&#xFC;r eine echte E-Rechnung ist deshalb ein standardisiertes, maschinenlesbares Format erforderlich.&#x3C;/p&#x3E;
&#x3C;h3&#x3E;Kurz erkl&#xE4;rt:&#x3C;/h3&#x3E;
&#x3C;ul&#x3E;
&#x3C;li&#x3E;E-Rechnung = strukturierte, maschinenlesbare elektronische Rechnung&#x3C;/li&#x3E;
&#x3C;li&#x3E;PDF, JPG, TIFF oder DOCX = keine E-Rechnung im rechtlichen Sinn&#x3C;/li&#x3E;
&#x3C;li&#x3E;Ziel = automatische Verarbeitung, weniger manuelle Arbeit, mehr Effizienz&#x3C;/li&#x3E;
&#x3C;/ul&#x3E;

Question 3

Welche Formate sind f&#xFC;r E-Rechnungen relevant?

Accepted Answer

&#x3C;p&#x3E;F&#xFC;r die elektronische Rechnungsstellung sind im Jahr 2026 vor allem die Formate XRechnung, ZUGFeRD und in bestimmten F&#xE4;llen EDI-Formate relevant. Entscheidend ist dabei, dass das jeweilige Rechnungsformat die Anforderungen der europ&#xE4;ischen Norm EN 16931 erf&#xFC;llt oder zumindest interoperabel verarbeitet werden kann.&#x3C;/p&#x3E;
&#x3C;ul&#x3E;
&#x3C;li&#x3E;XRechnung ist ein reines XML-Format. Dieses ist f&#xFC;r Maschinen direkt lesbar, als menschlicher Empf&#xE4;nger oder Empf&#xE4;ngerin einer solchen Rechnung brauchen Sie jedoch eine spezielle Software, um das Format lesen zu k&#xF6;nnen.&#x3C;/li&#x3E;
&#x3C;li&#x3E;ZUGFeRD-Format ab 2.0.1 ist ein Hybridformat. Das bedeutet: Dieses ist sowohl f&#xFC;r Maschinen als auch menschliche Empf&#xE4;ngerinnen und Empf&#xE4;nger direkt lesbar. Das wird erreicht, indem sowohl ein XML-Format als auch ein PDF mit herk&#xF6;mmlich lesbarem Text enthalten ist. Eine deutsch-franz&#xF6;sische Variante eines solchen Hybridformats ist au&#xDF;erdem Factur-X.&#x3C;/li&#x3E;
&#x3C;li&#x3E;EDI steht f&#xFC;r Electronic Data Interchange und ist ein durch bestimmte Standards gepr&#xE4;gtes Format der elektronischen Rechnungs&#xFC;bermittlung. In Zukunft m&#xFC;ssen E-Rechnungen die EU-Norm EN 16931 erf&#xFC;llen, die aktuell noch nicht alle EDI-Rechnungen abdecken. Voraussichtlich werden hier Anpassungen erfolgen. Zu den am meisten verbreiteten Formatstandards von EDI-Rechnungen geh&#xF6;rt zum Beispiel EDIFACT. Mit UBL gibt es aber auch EDI-Formatstandards, die eine XML-Struktur verwenden.&#x3C;/li&#x3E;
&#x3C;/ul&#x3E;

Question 4

Wer muss E-Rechnungen empfangen und wer muss sie ausstellen?

Accepted Answer

&#x3C;p&#x3E;Seit 2025 gilt die Empfangspflicht f&#xFC;r E-Rechnungen f&#xFC;r alle inl&#xE4;ndischen Unternehmen im B2B-Bereich &#x2014; also auch f&#xFC;r Freiberufler und Kleinunternehmer. Wer gesch&#xE4;ftliche Rechnungen erh&#xE4;lt, muss technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Daf&#xFC;r sind passende Systeme und interne Prozesse erforderlich.&#x3C;/p&#x3E;
&#x3C;p&#x3E;Bei der Ausstellung von Rechnungen gibt es 2026 noch &#xDC;bergangsregelungen: Unternehmen d&#xFC;rfen weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch sonstige elektronische Rechnungen, zum Beispiel als PDF, bleiben m&#xF6;glich, wenn der Rechnungsempf&#xE4;nger zustimmt. Die Pflicht zur vollst&#xE4;ndigen elektronischen Rechnungsstellung wird erst schrittweise eingef&#xFC;hrt.&#x3C;/p&#x3E;
&#x3C;p&#x3E;F&#xFC;r den &#xF6;ffentlichen Bereich gelten schon l&#xE4;nger besondere Vorgaben. Bei Rechnungen an &#xF6;ffentliche Auftraggeber ist die elektronische Rechnungsstellung bereits seit Jahren verbindlich.&#x3C;/p&#x3E;

Question 5

Wie bewahre ich E-Rechnungen richtig auf?

Accepted Answer

&#x3C;p&#x3E;Die Archivierung muss nach &#xA7; 14b Absatz 1 UStG auch bei E-Rechnungen acht Jahre lang gew&#xE4;hrleistet sein. Dabei m&#xFC;ssen diese im elektronischen Ursprungsformat erhalten bleiben. Sie d&#xFC;rfen also nicht etwa Screenshots oder PDFs der E-Rechnungen erstellen und diese statt der Originale archivieren.&#x3C;/p&#x3E;

Question 6

In welchem Format werden E-Rechnungen zur Verf&#xFC;gung gestellt?&#x200B;

Accepted Answer

&#x3C;p&#x3E;F&#xFC;r Vertragsabrechnungen kommt grunds&#xE4;tzlich das hybride ZUGFeRD-Format zur Anwendung, das den gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung gerecht wird. Diese Rechnung besteht aus einer menschenlesbaren PDF und einer maschinenlesbaren XML-Datei, die dem PDF beigef&#xFC;gt wird.&#x200B;&#x3C;/p&#x3E;
&#x3C;p&#x3E;&#x200B;&#x3C;/p&#x3E;

Question 7

Bekommen Privatkunden auch eine E-Rechnung?&#x200B;

Accepted Answer

&#x3C;p&#x3E;Sofern ein Privatkunde sich bereits f&#xFC;r einen der digitalen Zustellwege entschieden hat (Versandart &#x26;quot;elektronischer Auszug&#x26;quot; am Konto), wird dem Privatkunden in Zukunft ein neu gestalteter Abrechnungsbeleg zugestellt, der mit dem Format der E-Rechnung identisch ist. Diese Rechnung besteht aus einer menschenlesbaren PDF und einer maschinenlesbaren XML-Datei, die dem PDF beigef&#xFC;gt wird, das so genannte hybride ZUGFeRD- Format&#x200B;.&#x3C;/p&#x3E;

Question 8

Was passiert, wenn ein Firmenkunde sich bis zum Jahresende f&#xFC;r keinen der drei Zustellwege (ePostfach, FinTS, EBICS) freischaltet?&#x200B;

Accepted Answer

&#x3C;p&#x3E;Die E-Rechnung wird unabh&#xE4;ngig von der Freischaltung des Firmenkunden in jedem Fall im E- Postfach bereitgestellt und aufbewahrt. Sobald der Kunde freigeschaltet ist, kann er ohne weitere Aktivit&#xE4;t auf seine gesammelten Belege zur&#xFC;ckgreifen.&#x200B;&#x3C;/p&#x3E;

Question 9

K&#xF6;nnen Kontoausz&#xFC;ge per SB/Postversand versendet werden, auch wenn der Kunde E- Rechnungen &#xFC;ber das ePostfach erh&#xE4;lt?&#x200B;

Accepted Answer

&#x3C;p&#x3E;Ist m&#xF6;glich, da sich die gesetzliche Verpflichtung nur auf die Kontoabrechnung (E-Rechnung) bezieht. Dennoch empfehlen wir Ihnen auch zuk&#xFC;nfitg die Kontoausz&#xFC;ge in elektronischer Form abzurufen.&#x200B;&#x3C;/p&#x3E;

Question 10

Zus&#xE4;tzliche Kosten&#x200B;?

Accepted Answer

&#x3C;p&#x3E;F&#xFC;r diesen Service entstehen Ihnen keine zus&#xE4;tzlichen Kosten&#x200B;.&#x3C;/p&#x3E;

Question 11

HBCI/FinTS: Abruf der Kontoabrechungen (eRechnung) &#xFC;ber eine Zahlungsverkehrssoftware&#x200B;

Accepted Answer

&#x3C;p&#x3E;Hierzu legen Sie in Ihrem Programm einen Abrufauftrag &#xFC;ber elektronische Kontoausz&#xFC;ge (als PDF-Datei) an. I.d.R. entspricht dies der Auftragsart HKEKA.&#x200B;&#x3C;/p&#x3E;
&#x3C;ul&#x3E;
&#x3C;li&#x3E;&#x3C;p&#x3E;In Profi cash finden Sie die Beauftragung unter [Datentransfer] &#x26;gt; [Job erstellen] &#x26;gt; [Elektronische Kontoausz&#xFC;ge abholen]. Sie finden den Abrufauftrag anschlie&#xDF;end in Ihrer Daten&#xFC;bertragung.&#x200B;&#x3C;/p&#x3E;
&#x3C;/li&#x3E;
&#x3C;li&#x3E;&#x3C;p&#x3E;Im BankingManager wechseln Sie in der Umsatz&#xFC;bersicht zum Konto auf den Reiter [Kontoausz&#xFC;ge] und klicken anschlie&#xDF;end auf die Schaltfl&#xE4;che [Kontoausz&#xFC;ge abrufen] Alternativ k&#xF6;nnen Sie unter dem Reiter [Kontoverwaltung] einen automatischen Abruf einstellen.&#x200B;&#x3C;/p&#x3E;
&#x3C;/li&#x3E;
&#x3C;/ul&#x3E;

Question 12

EBICS: Abruf der Kontoabrechungen (E-Rechnung) &#xFC;ber eine Zahlungsverkehrssoftware&#x200B;

Accepted Answer

&#x3C;p&#x3E;Hierzu legen Sie in Ihrem Programm einen Abrufauftrag &#xFC;ber elektronische Kontoausz&#xFC;ge (als PDF-Datei) an. I.d.R. entspricht dies der Auftragsart BKI&#x200B;.&#x3C;/p&#x3E;
&#x3C;ul&#x3E;
&#x3C;li&#x3E;&#x3C;p&#x3E;In Profi cash finden Sie die Beauftragung unter [Datentransfer] &#x26;gt; [Job erstellen] &#x26;gt; [Datei senden/holen]. Hier w&#xE4;hlen Sie beim entsprechende Auftraggeberkonto die Auftragsart [BKI &#x2013; Kontobezogene Informationen (PDF] abholen] aus. Sie finden den Abrufauftrag anschlie&#xDF;end in Ihrer Daten&#xFC;bertragung.&#x200B;&#x3C;/p&#x3E;
&#x3C;/li&#x3E;
&#x3C;/ul&#x3E;

Question 13

L&#xE4;sst sich die E-Rechnung &#xFC;ber eine Service-Rechen-Zentrale (SRZ) per EBICS abrufen?&#x200B;

Accepted Answer

&#x3C;p&#x3E;Seitens der Deutschen Kreditwirtschaft nicht vorgesehen. Diese Auftragsarten m&#xFC;ssen in EBICS selbst abgeholt werden.&#x200B;&#x3C;/p&#x3E;
&#x3C;p&#x3E;&#x200B;&#x3C;/p&#x3E;
&#x3C;p&#x3E;&#x200B;&#x3C;/p&#x3E;

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